jueves, 21 de febrero de 2013

¿La Multitarea es buena?. Tercera Parte

Les voy a compartir una tercera historia, basada en hechos reales...


Historia 3: "No me lo vuelven a hacer"

Manuel, un Gerente de Negocios de un Banco muy importante, tiene una reunión con su Director, y este fue el diálogo que sostuvieron:

-Manuel,  ¿qué fue del proyecto X que te asigné hace 4 meses? A estas alturas, ya debe estar finalizada, ¿no? 
-Bueno, esteeee, no, no está lista. Recuerde que había otras prioridades, así que se detuvo el proyecto X.
-Cómo que se detuvo, ya han pasado más de 4 meses.
-Es que, como le decía, usted nos asignó otras prioridades por encima del proyecto X y además...
-¿Y por qué no me avisaste que la habías dejado de hacer?
-Esteee, disculpe, no pensé que fuera tan crítica (¡ups!)... 

Manuel salió de la oficina con la consigna de que tenía que encontrar una forma de trabajar que evite repetir el mal rato que pasó con su Jefe. 

Ese día Manuel se fue a descansar muy preocupado, ya dormido, se le aparece en sueños un extraño personaje que le dice con voz susurrante: "Visualizaaar debes"...

Manuel se despertó intempestivamente "¡Claro!, ¡ya se que debo hacer!". Al día siguiente preparó una cartilla con los proyectos en curso y con los proyectos pendientes, así como el personal asignado.

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|Proy Pendientes |  Proy. en Curso                    |
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|Proyecto F      | Proyecto X [Juan, José]            |
|Proyecto H      | Proyecto W (María, Ricardo, Arturo)|
|Proyecto R      | Proyecto E (Pedro, Antonio)        |
|Proyecto P      | Proyecto U (Pablo, Andrés)         |
|Proyecto C      | Proyecto G (Cesar)                 |
|Proyecto B      |                                    |
|Proyecto Y      |                                    |
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El Director vuelve a llamar a Manuel:

-Manuel, necesito que realices el proyecto Z, es muy importante.
-Ok. Antes de ello, quisiera mostrarle los proyectos que tenemos en curso y los pendientes (saca la cartilla). A fin de incorporar el proyecto Z, necesitaré saber cual de los proyectos dejo de hacer, o tal vez debamos colocarlo en la cola de pendientes.
-¿Qué es esta cartilla?  
- En el lado derecho los proyectos que están en curso y en el lado izquierdo los pendientes en orden de prioridad.
- Veamos... Mmm. Veo que todo lo que estás haciendo es importante. 
- Podemos ponerlo como pendiente priorizado, encima del Proyecto "F"
- Pensándolo bien, creo que el proyecto Z puede esperar. Continúa con lo que estás haciendo. Yo te aviso cuando requiera incorporarla.

Manuel había recuperado la confianza, había hecho visible la lista de proyectos y estas estaban priorizadas. Las tareas las tenía en dos estados: "en curso" y "pendientes". 

Se fue a su casa contento. Pero, al quedarse dormido, nuevamente el misterioso personaje volvió a aparecer en sueños y le dijo con voz susurrante... "Limitaaar el trabajo debes, hablar con jefe debes". Manuel se despertó de un salto, y se dijo "Pero, ¿cómo se lo voy a explicar a mi Jefe?" 

Al día siguiente Manuel pide hablar con su Jefe.

-Jefe, quisiera hablar con usted respecto a los proyectos.
-Claro Manuel, dime.
-Quiero proponerle lo siguiente: “Quiero hacer menos para entregarle más”.
-¿Cómo? ¿Cómo haciendo menos me vas a entregar más? ¡No entiendo!
-Mire, si mi equipo hace menos cosas en paralelo, podré asignar más personas a acabar más pronto los proyectos más importantes.
-Sigo sin entenderte. Las cosas se hacen en paralelo. Siempre ha sido así.
-Jefe, permítame contarle  unas breves historias... 

Manuel le cuenta la historia 1 y la historia 2, que están en el post anterior. Su Jefe no está muy convencido con lo que oye.

-No logro entender... qué tienen que ver los buques con el negocio bancario... 
-Jefe, imagínese que cada buque es un proyecto, si pongo más gente a acabar menos buques, éstos saldrán más temprano!,
-Mmmm, y en el caso de José Racer?
-Si José acaba las 5 tareas al final del quinto día, yo debo revisarlas en lote y eso me tomará más tiempo. Es mucho mejor si me da una tarea completa cada día, así voy revisando una por una y podré entregárselo más rápido.
-Entonces, si tienes menos proyectos en paralelo, me entregarás más a menudo.
-Exacto! ("en qué me estoy metiendo...").
-Muy bien, probemos. ¿Qué necesitas que te indique?
-Necesito la prioridad de los proyectos en curso, de esa manera detendré algunos para concentrarme en los más importantes

Manuel detuvo tres proyectos que estaban en curso y se concentró solamente en “dos”, permitiendo entregas más a menudo... ¿Qué opinas al respecto?

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