martes, 19 de febrero de 2013

¿Cómo puedo demostrar que la Multitarea es mala?

Un ejecutivo del área de tecnología me hizo esta pregunta y vinieron a mi cabeza muchas expresiones  a favor de la multitarea. Expresiones que he ido acumulando a lo largo del tiempo, entre ellas:

Expresiones de Ejecutivos
  • Siempre hay un tiempo de holgura en las tareas, así que el recurso puede hacer una tarea adicional en ese tiempo
  • Necesito que hagan un esfuerzo adicional dado que me han pedido todas esas tareas para el lunes, compra pizza
  • Realmente necesito esta tarea adicional y todas las demás, no se pueden priorizar
  • Siempre en el levantamiento de requerimientos hay tiempos muertos de espera al usuario, puedes avanzar con otras tareas mientras los esperas
  • Todo es urgente e importante, necesito que se avance tooodo en paralelo
  • Dado que aún no responden la observación que bloquea la tarea A, ve avanzando con la tarea B y de paso la C
  • Es mejor tener más de una tarea, de esa manera la gente siempre estará ocupada
  • Los recursos deben estar ocupados al 100%
  • Creo que están muy relajados, así que les asignaré un proyecto adicional
Expresiones de Empleados
  • Estoy asignado a 16 proyectos en paralelo, soy muy importante para la empresa
  • Me siento mal porque sólo tengo asignado un proyecto
  • Te separaré un espacio en mi agenda a fin de tratar ese tema en una reunión (su agenda tiene cien reuniones de cien proyectos)
  • Mi jefe ha enviado un email para que solucionen el impedimento que tiene la tarea que tengo asignada, mientras esa tarea está en espera he ido avanzando con estas otras tareas
  • Me aburre hacer una sola cosa a la vez, yo trabajo en 5 cosas a la vez
¿Es mala la multitarea?

La multitarea crea una sensación temporal de logro, dado que se reporta a muchas personas y a su vez, da la sensación de ser importante para la organización. Las metodologías ágiles no están exentas de este problema, las personas trabajan en más de una tarea a la vez. La manera clásica de asignar múltiples tareas a un mismo recurso es a través de diagramas Gantt de proyectos, que comparten recursos, aunque las tareas puedan estar sincronizadas y programadas al mismo tiempo, el recurso excede el tiempo de una de ellas y entra en periodo de multitarea facilmente

¿Qué desperdicios genera la multitarea?
  • El cambio de una tarea a otra genera un tiempo de desperdicio al cambiar de contexto 
  • Las tareas que no están siendo ejecutadas están en espera, este es un desperdicio muy grande
  • Las esperas a reuniones con usuarios o comité de aprobación son desperdicios que no necesariamente se originan por la multitarea, pero las incluímos para dar una alternativa a los mismos al final del artículo
¿Tienen más expresiones que hayan oído en sus trabajos? ¿Identifican algún otro desperdicio?

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