miércoles, 6 de enero de 2016

Limitar el Trabajo en Progreso - Reducir la multitarea

Limitar el trabajo en progreso en la gestión de proyectos

En una implementación del método Kanban, cuando por fin logramos la visibilidad del trabajo en progreso, el Gerente de Proyectos muy contento dijo "Ahora podre controlarlos a todos todo el tiempo"... 

Ahora tocaba limitar el trabajo en progreso... pero... el Gerente de Proyectos no quiso implementarlo (al menos no al principio).

"¿Por qué limitar el trabajo en progreso?. Si ya tengo todo planificado en un gantt y los tiempos han sido estimados por los propios colaboradores, creo que no necesito limitarlo. Mas bien, lo que haré será controlarlos con el tablero Kanban. Es más, como en el cronograma hay tiempos de holgura, ahora puedo asignar más tareas fácilmente, sobre todo incidencias"

La visualización no lo es todo
Por qué es importante limitar el trabajo en progreso. 

Gerald M. Weinberg, en su libro "Quality Software Management", estima la perdida de tiempo por "switch" de tarea, en 20% si la persona se dedica a dos tareas simultaneas, en 40% si se dedica a 3 tareas simultaneas, pierde un 40% del tiempo... y si hace 5 taras simultaneas pierde el 75%!!! 
¿Cómo es posible?




Para demostrar esta tendencia suelo hacer un ejercicio muy sencillo con grupos de 4 a 10 personas; Es un ejercicio que usted puede replicar fácilmente.

Materiales: 
Cronometro, Una hoja A4 por participante y lapiceros. 

Instrucciones Previas:
Se designa a una persona que sólo se dedicará a tomar el tiempo (usualmente es el instructor). 
A cada participante se le entrega una Hoja A4.
El participante divide la Hoja A4 hace dos tablas, cada una de 3 columnas y 10 líneas.

  • La primera columna servirá para escribir números romanos del 1 al 10 (una número romano por línea)
  • La segunda columna para escribir la letra de la canción "arroz con leche" (puede elegir otra canción que sea muy conocida) palabra por palabra (una palabra por línea) 
  • La tercera columna servirá para escribir una operación matemática de suma de 3 comenzando con cero (un resultado por línea).

Primer Ejercicio:
A la indicación del instructor, los participantes llenaran la primera tabla "línea por línea", tal como se ve en la imagen inferior, escribimos "I", luego "Arroz" y al final "0"; continuamos con las 10 líneas. El instructor toma el tiempo en que cada participante finaliza las 10 líneas.



Segundo Ejercicio:
A la indicación del instructor, los participantes llenarán la segunda tabla "columna por columna", primero la columna de números romanos, luego la de la Canción y al final la de la operación matemática. El instructor toma el tiempo en que cada participante finaliza las 10 líneas.



Comparación
He realizado este ejercicio más de 10 veces en diferentes contextos y siempre se pierde entre un 38% a 47% del tiempo por cambio de tarea.
Si, por ejemplo, en su equipo tiene personas que hacen 5 tareas a la vez, tenga por seguro que hay perdida de tiempo por "Swith de tarea". Al limitar el trabajo en progreso, reducirá ese desperdicio, y culminará más pronto las tareas, además mejorará la calidad de lo ejecutado..¿Qué otra ventaja puede tener limitar el trabajo en progreso?

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